Der Podcast-Redaktionsplan.

Stell dir vor, du müsstest jeden Montag vor 100 Leuten eine Präsentation halten, ohne Vorbereitung und ohne Plan. Das klingt nach einem Albtraum, oder? So ähnlich produzieren viele ihren Podcast. Am Sonntagabend fällt ihnen ein, dass morgen eine Episode erscheinen soll, und dann beginnt die Suche nach einem Thema.

Ein Redaktionsplan beendet das. Er ist das Produktionssystem hinter deinem Podcast, so wie bei Netflix. Die drehen auch nicht jeden Morgen spontan eine neue Folge, die haben einen Plan. Und den brauchst du auch.

Hier zeige ich dir, wie du deinen Podcast-Redaktionsplan in 30 Minuten aufsetzt, welches Tool dafür reicht und wie du damit deine Zeit pro Episode deutlich senkst.

Was ist ein Podcast-Redaktionsplan?

Ein Podcast-Redaktionsplan ist eine Übersicht aller geplanten Episoden mit Thema, Gast, Aufnahmetermin, Veröffentlichungsdatum und Status. Dazu gehört eine Checkliste mit allen Aufgaben, die für jede Episode anfallen. So siehst du auf einen Blick, was als Nächstes ansteht, wer woran arbeitet und wo es hakt.

Was bringt dir ein Redaktionsplan?

Du machst weniger Fehler. Ein vergessenes Outro, schlechter Ton oder ein falscher Titel im Feed passieren dir mit einer Checkliste nicht mehr.

Du kannst Aufgaben abgeben. Schnitt, Shownotes und Upload müssen nicht alle von dir kommen, aber nur, wenn für alle klar ist, was bis wann zu tun ist.

Und du bleibst dran. Viele Podcasts schlafen nach ein paar Episoden ein, in der Szene nennt man das Podfading. Ideen gibt es meistens genug, was fehlt, ist ein System. Mit einem Plan werden aus 8 Episoden auch 80.

So baust du deinen Redaktionsplan in 30 Minuten

Schritt 1, alles aufschreiben (10 Minuten)

Schreib alles auf, was du für eine einzige Episode machst. Wirklich alles, auch Kleinigkeiten wie Mikro checken oder Backup anlegen. Bei den meisten kommt ungefähr das heraus:

• Thema finden und recherchieren
• Gast einladen und briefen
• Aufnehmen
• Schneiden
• Shownotes schreiben
• Hochladen und veröffentlichen
• Social Media und Newsletter

Schritt 2, Aufgaben zerlegen (10 Minuten)

Hinter „Gast einladen“ stecken zum Beispiel sechs Aufgaben: Gast finden, Kontakt recherchieren, Mail schreiben, Termin finden, Technik-Check und Briefing. Mach das für jeden großen Brocken. Erst dann siehst du, was wirklich anfällt, und diese kleinen Schritte kannst du später einzeln abgeben oder automatisieren.

Schritt 3, das Tool wählen (10 Minuten)

Fang simpel an. Alleine reichen Google Sheets oder Excel völlig, mit Team oder Cutter sind Trello oder Notion besser, weil alle denselben Stand sehen. Den Vergleich mit Preisen findest du weiter unten.

Welche Spalten gehören in einen Podcast-Redaktionsplan?

In einen Podcast-Redaktionsplan gehören sieben Spalten, nämlich Episodennummer, Thema, Gast, Aufnahmedatum, Veröffentlichungsdatum, Status und wer verantwortlich ist. Beim Status reichen vier Stufen, also Idee, Aufnahme, Schnitt und live. Mehr brauchst du am Anfang nicht.

So kann das als Vorlage aussehen:

So sieht mein Redaktionsplan in Notion aus

Ich selbst plane mit Notion. Jede Episode ist eine Zeile, deren Status von der Idee über Skript, Aufnahme und Schnitt bis zur Veröffentlichung wandert. Als Kalender sehe ich dieselben Einträge noch mal und weiß sofort, welche Woche leer ist.

Welches Tool passt für deinen Redaktionsplan?

Für die meisten Podcaster reicht am Anfang Google Sheets. Alle Tools in der Tabelle haben einen kostenlosen Einstieg, mit dem du einen Redaktionsplan locker abbilden kannst.

Ich empfehle dir, alleine mit Google Sheets zu starten. Sobald jemand mit an deinem Podcast arbeitet, wechselst du zu Notion, weil dort Plan, Checklisten, Gästeliste und Skripte an einem Ort liegen. So arbeite ich auch selbst. Asana und Monday sind stark, für einen einzelnen Podcast aber meistens zu viel des Guten.

Wie sparst du mit dem Redaktionsplan Zeit?

Die meiste Zeit sparst du mit drei Hebeln. Du nimmst mehrere Episoden am Stück auf, lässt langweilige Aufgaben automatisch laufen und gibst den Schnitt ab. Der Redaktionsplan ist die Grundlage für alle drei.

Batching, also mehrere Episoden an einem Tag

Statt jede Woche eine Episode aufzunehmen, nimmst du einmal im Monat vier am Stück auf. Du baust das Setup nur einmal auf und kommst in einen Flow. Bei mir sieht das so aus, in der ersten Woche nehme ich an einem Tag vier Episoden auf, danach läuft der Schnitt extern, und ich bin frei für andere Projekte. Sind dir vier zu viel, teste es erst mal mit zwei hintereinander.

Automatisierung für die langweiligen Aufgaben

Mit Tools wie Zapier, Make oder n8n laufen wiederkehrende Aufgaben von allein. Ist die Episode online, entsteht der Social-Media-Post, der Gast bekommt eine Mail, und ein Newsletter-Entwurf liegt bereit. Spart dir das nur 30 Minuten pro Episode, sind das bei 52 Episoden im Jahr schon 26 Stunden. Welche Abläufe sich lohnen und was Claude, ChatGPT oder n8n dabei übernehmen, liest du im Beitrag Podcast automatisieren mit KI.

Abgeben, was dich nur Zeit kostet

Schnitt, Transkript, Shownotes und Cover-Design kann jemand anders für dich erledigen. Diese Aufgaben machen wenig Spaß und fressen viel Zeit, die besser in deine Gespräche und deine Community fließt. Wenn du nur eine Sache abgibst, dann den Schnitt, denn er ist der größte Zeitfresser.

Wie gehen dir die Themen für deinen Podcast nie aus?

Mit einem Themen-Pool, einer saisonalen Planung und einer Episode auf Vorrat. Diese drei Bausteine gehören in jeden Redaktionsplan.

Der Themen-Pool

Leg dir eine Liste mit 50 Ideen an und schreib alles hinein, was dir begegnet, also Fragen deiner Hörer, Neuigkeiten aus deiner Branche, zeitlose Grundlagen, Wunschgäste und Ideen für Solo-Episoden. Wenn du eine Episode planst, greifst du einfach in den Pool. Welche Themen bei deinen Hörern besonders gut ankommen, zeigen dir deine Podcast-Statistiken.

Die saisonale Planung

Trag wichtige Termine schon jetzt ein, also Feiertage, Branchen-Events, Jubiläen wie Episode 50 oder 100 und deine Pausen. Gerade die Sommerpause solltest du planen, statt sie einfach passieren zu lassen. Noch einfacher wird es, wenn du gleich in Staffeln planst.

Die Notfall-Episode

Nimm eine zeitlose Episode auf Vorrat auf, für Krankheit, Technikprobleme oder wenn ein Gast kurzfristig absagt. Gut funktionieren zeitlose Themen wie „Die 10 häufigsten Fehler bei …“ oder ein Best-of deiner bisherigen Episoden.

Warum jede Episode auch als Text erscheinen sollte

Google versteht Text viel besser als Audio. Gib deshalb jeder Episode eine eigene Seite auf deiner Website, mit Transkript oder Zusammenfassung, einem Titel mit dem Begriff, nach dem deine Hörer suchen, und zwei bis drei internen Links. Plan diesen Schritt im Redaktionsplan als eigene Aufgabe ein. Auf lange Sicht bringt dir das mehr neue Hörer als jede Werbung.

Checkliste und Wochenplan für eine Episode

Die Checkliste sorgt dafür, dass bei jeder Aufnahme dieselben Handgriffe sitzen. Diese Punkte gehören mindestens hinein:

• Vor der Aufnahme den Pegel mit einer kurzen Testaufnahme prüfen
• Handy aus, Fenster zu, Backup-Aufnahme starten
• Nach der Aufnahme sofort die Rohdatei sichern
• Schnitt beauftragen und Shownotes entwerfen
• Den Gast über den Veröffentlichungstermin informieren

Verteilt auf eine Woche, sieht die Arbeit an einer Episode ungefähr so aus:

Zwei Stunden pro Episode sind schon gut, es geht aber noch besser. Bei Studio M investieren meine Kunden nicht mehr als 1 Stunde Produktionszeit pro Woche, weil mein Team und ich Schnitt, Musik, Video und Veröffentlichung komplett übernehmen.

Häufige Fehler beim Podcast-Redaktionsplan

Der häufigste Fehler ist, zu kompliziert zu starten. Fang mit einer einfachen Tabelle an, upgraden kannst du immer noch.

Genauso gefährlich ist ein Plan ohne Luft. Plane etwa 80 Prozent fest und lass 20 Prozent für spontane Themen frei. Brauchst du zwölf Episoden für ein Quartal, legst du zehn fest und hältst zwei Plätze als Puffer frei. Irgendwas kommt immer dazwischen.

Und stell das Tool nicht über den Inhalt. Das schönste Notion-Board hilft dir nichts, wenn die Episoden niemanden interessieren. Wie du Themen findest, die zu deinen Hörern passen, liest du im Beitrag zum Podcast-Konzept.

Was ein Redaktionsplan wirklich bringt

Ein gutes Beispiel sind Tim und Jan von PreSales Unleashed, mit denen ich bei Studio M zusammengearbeitet habe. Früher haben die beiden für eine einzige Episode ungefähr vier Stunden gebraucht. Heute produzieren sie in ungefähr vier Stunden den Content für einen ganzen Monat.

Die Downloads haben sich seitdem verdreifacht. Nicht, weil der Content plötzlich besser wurde, sondern weil sie konsistent liefern.

Ich sag es aber ganz ehrlich, bis das System rund lief, hat es ungefähr sechs Wochen gedauert, und die ersten davon waren holprig. Das ist normal.

Fazit zum Podcast-Redaktionsplan

Ein Podcast-Redaktionsplan macht aus deinem Hobby-Podcast ein professionelles Projekt. Du musst dafür nicht perfekt sein, du musst nur anfangen. Schreib heute alles auf, was für eine Episode anfällt, leg morgen die Tabelle mit den nächsten vier Episoden an, und nimm diese Woche zwei Episoden am Stück auf. In drei Monaten fragst du dich, wie du je ohne Plan klargekommen bist.

Und wenn du nur eine einzige Sache aus diesem Beitrag umsetzt, dann diese. Gib den Schnitt ab. Das verändert mehr als jedes Tool.